Istruzioni per Segnalazione delle violazioni

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. Il decreto è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste sono efficaci dal 15 luglio 2023.

Con il presente documento Ciemmebi s.r.l. recepisce quanto previsto dal legislatore ed adotta le seguenti istruzioni operative per la presentazione e la gestione delle segnalazioni (Whistleblowing). In quest’ottica, al fine di tutelare liceità, veridicità e correttezza di tutte le attività poste in essere, mette a disposizione:

• Il modulo per la segnalazione “Segnalazione delle violazioni” come supporto cartaceo

• Le istruzioni per la segnalazione “Istruzioni per segnalazione delle violazioni”

• L’informativa per la privacy relativa alle segnalazioni stesse.

La documentazione è, comunque, in ogni momento, reperibile nel sito aziendale (www.ciemmebi.com) all’interno dello spazio dedicato a “Whistleblowing” ove sono altresì pubblicate le modalità di invio delle segnalazioni.

PROSPETTO DI SINTESI

Canali e modalità di segnalazione

La segnalazione, fondata su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte, deve essere inviata esclusivamente al soggetto incaricato della relativa gestione che Ciemmebi s.r.l. ha individuato nel proprio Organismo di Vigilanza:

avv. Maurizio Ferro

c/o Studio Vittorio 84

Corso Vittorio Emanuele II n. 84

10121 – Torino

Tel: 011 544262

La segnalazione potrà avvenire:

• In forma scritta

• Via posta ordinaria
• tramite apposito canale informatico riservato alle segnalazioni

• In forma orale

• Attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale
• Su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La trasmissione della segnalazione avviene nel rispetto dei criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l’efficacia delle successive attività di accertamento.

All’atto di trasmettere la segnalazione, il segnalante potrà richiedere espressamente di restare completamente anonimo: questo non inficia di per sé la segnalazione, ma esiste la possibilità che comprometta in tutto o in parte l’efficacia delle successive attività di accertamento. In tali casi, il soggetto incaricato provvederà comunque a darne comunicazione al segnalante.

Ciemmebi s.r.l., pertanto, ha predisposto più canali di segnalazione che garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione e trattamento della segnalazione presentata.

Elementi utili da fornire nella segnalazione:

• Generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’organizzazione

• Una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione

• Circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi

• Altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati

• L’indicazione di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione

• L’indicazione di documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti

• Ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati

Fasi della vita lavorativa in cui si può procedere con una segnalazione:

• Quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato e se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali

• Durante il periodo di prova

• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso

Misure di protezione adottate da Ciemmebi s.r.l. a tutela del segnalante:

• Divieto di ritorsione

• Misure di sostegno

• Protezione dalle ritorsioni

• Limitazioni delle responsabilità

Estensione delle tutele:

In caso di segnalazione, le tutele sono estese (oltre che al segnalante):

• Ai facilitatori

• Alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado

• Ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente

• Agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, al solo scopo di danneggiare il segnalato o a fini opportunistici.

DETTAGLIO DELLA PROCEDURA

Soggetti tutelati

Chi può effettuare la segnalazione:

I soggetti del settore privato, ai quali sono riconosciute le tutele della nuova disciplina sono:

• Lavoratori subordinati di Ciemmebi s.r.l., ivi compresi:

• Lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio;
• Lavoratori che svolgono prestazioni occasionali (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dall’art. 54-bis del d.l. n. 50/2017, conv. con mm.ii. dalla l. n. 96/2017).

• Lavoratori autonomi

Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso Ciemmebi s.r.l. o in favore della stessa, ivi compresi:

• Lavoratori autonomi indicati al capo I della l. n. 81/2017. Si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro autonomi disciplinati dal Titolo III del Libro V del codice civile, ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo c.c.;
• Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile. Ci si riferisce ai rapporti indicati al n. 3 della disposizione appena citata, ossia i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato. Ad esempio, avvocati, ingegneri, assistenti sociali che prestano la loro attività lavorativa per un soggetto del settore privato organizzandola autonomamente (rapporto parasubordinato);
• Titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del d.lgs. n. 81/2015. Si tratta – ai sensi del co. 1 della citata norma – delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente. Ciò vale anche qualora le modalità di esecuzione delle prestazioni siano realizzate mediante piattaforme digitali.

• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività in favore di Ciemmebi s.r.l. e che potrebbero trovarsi in una posizione privilegiata per segnalare le violazioni di cui sono testimoni.

• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Ciemmebi s.r.l. e che rischiano comunque di subire ritorsioni per aver segnalato violazioni. Le ritorsioni nei confronti di questi soggetti potrebbero concretizzarsi, ad esempio, nel non avvalersi più dei loro servizi, nel dare loro referenze di lavoro negative, nel danneggiarne in altro modo la reputazione o le prospettive di carriera.

• Azionisti – persone fisiche che detengono azioni di Ciemmebi s.r.l., ove questi ultimi assumano veste societaria. Si tratta di coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nella società.

• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso Ciemmebi s.r.l. Si tratta di soggetti collegati in senso ampio all’azienda ed in favore della quale esercitano alcune funzioni, anche in assenza di una regolare investitura (esercizio di fatto di funzioni). Può trattarsi, ad esempio, dei componenti dei Consigli di amministrazione (anche senza incarichi esecutivi).

Altri soggetti tutelati (diversi da chi segnala, denuncia o effettua divulgazioni pubbliche):

• Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

• Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.

• Colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.

• Enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica.

• Enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano (art. 3, co. 5, lett. d) D.Lgs. 24/2023)

• Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica.

Che cosa può essere segnalato:

1. Violazioni del diritto nazionale:

• Illeciti civili
• Illeciti amministrativi
• Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001
• Illeciti penali
• Illeciti contabili
• Irregolarità – Non sono più incluse tra le violazioni del diritto nazionale ma possono costituire “elementi concreti” (indici sintomatici) – di cui all’ art. 2, co. 1, lett. b) d.lgs. 24/2023 – tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto

1. Violazioni del diritto dell’UE:

• Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato) (art. 2, co. 1, lett. a) n. 3)
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (art. 2, co. 1, lett. a) n. 4)
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società (art. 2, co. 1, lett. a) n. 5)
• Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori di cui ai n. 3, 4 e 5 sopra indicati (art. 2, co. 1, lett. a) n. 6)

D.Lgs. n. 24/2023 art. 1 c. 2

Cosa NON può essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia

• Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.

• Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto.

• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

PROSPETTO CONCLUSIVO